Windows Vista – A Revista Oficial

Veja como pegar versões diferentes de um mesmo documento e fazer um arquivo único rapidamente. Por Tamsin Mackay.

O Microsoft Office Word 2007 tem uma função que pouparia o trabalho de muita gente, caso elas soubessem da sua existência. É a opção ‘Combinar as revisões de vários autores’, incluída na guia ‘Revisão’. Com ela, é possível lidar facilmente com versões diferentes de um mesmo texto. Se três usuários editarem o mesmo texto, cada um em seu computador, e você ficar encarregado de organizar tudo em um único documento, antes de abrir várias janelas e tentar encontrar as diferenças entre os arquivos, utilize esta ferramenta. Sabia como:

1) Acesse a opção ‘Combinar as revisões de vários autores’
Primeiro você deve mesclar apenas dois documentos. Dentro do Word 2007, clique na guia ‘Revisão’, vá no grupo ‘Comparar’ e selecione ‘Comparar’. Escolha ‘Combinar as revisões de vários autores’. Uma caixa de diálogo será aberta.

2) Escolha o documento original
Em ‘Documento original’ clique no nome do documento no qual você deseja combinar as alterações das diversas versões. Se o arquivo que você procura não aparecer na lista exibida, clique em ‘Procurar Original’.

3) Selecione o documento alterado
Depois de selecionar o documento original, procure, em ‘Documento revisado’, pelos arquivos que contenham as mudanças dos seus colegas. Quando encontrar, clique no botão ‘Mais’.

4) Os tipos de comparação
A janela ‘Mostrar alterações’, que contém várias opções do que o Word 2007 pode comparar, será exibida. Escolha quais comparações deseja fazer.

5) Mescle os dois documentos
Ainda em ‘Mostrar alterações’, clique em ‘Documento original’, seguido de ‘OK’. Se você quiser alterar qual documento é exibido na tela, no grupo ‘Comparar’ selecione entre ‘Ocultar Documentos de Origem’ ou ‘Mostrar Documentos de Origem’.

6) Combine um terceiro arquivo
Agora que você mesclou dois documentos, se quiser comparar com mais um arquivo é só repetir o passo a passo. Escolha em ‘Documento original’ o arquivo gerado da primeira comparação, e em ‘Documento revisado’ o terceiro texto a ser combinado.

7) Formatação
Como o Word só pode armazenar um conjunto de alterações de formatação de cada vez, ao mesclar vários documentos você pode ter que escolher que tipo de formatação prefere manter (a formatação do documento original ou a do documento editado). Se não for preciso controlar as alterações de formatação, então desmarque a opção ‘Localizar formatação’, na caixa de diálogo ‘Comparar e mesclar documento’.