Os diferentes escritórios da era da mobilidade Home-office, virtual-office e mobile-offi ce. Parecem a mesma coisa, mas não são. A especialista em mobilidade Bia Kunze desvenda tudo.

Na era da mobilidade, em que o espaço físico deixou de ser o único local para produzir, a casa e a rua ganharam status de escritório. Os vendedores, que sempre foram às ruas, desde o tempo do caixeiro viajante, saem com celular e notebook e podem enviar projetos de qualquer lugar. Quem foi trabalhar em casa também se muniu de ferramentas digitais para dar conta do trabalho e ter mais qualidade de vida.

Escritório em casa

A nova filosofia de dispensar um ambiente fixo como local de trabalho não está somente nas empresas mais modernas e descoladas. Pequenos empreendedores e profi ssionais liberais estão descobrindo as vantagens desse tipo de iniciativa, constatando que as vantagens vão além da redução das despesas fixas: dá-se maior atenção ao cliente, o trabalho rende mais, o profissional se torna dono do próprio tempo e ganha-se em qualidade de vida.

As mulheres são as maiores adeptas do homeoffice. Com um escritório em casa, elas podem exercer suas tarefas de profi ssional, mãe e dona de casa sem perder tempo com deslocamentos e acompanhando mais de perto as necessidades da família. Mas qualquer profissional ganha em rendimento dedicando-se alguns dias por semana ao trabalho em casa.

Porém o home-office traz tentadoras armadilhas: a dispersão e a procrastinação. Embora o profissional esteja em casa, é preciso ser disciplinado para ter resultados reais. A seguir, algumas dicas para o trabalho em casa render sem perder o foco no que é importante:

■ Tenha um ambiente separado do restante da casa. Coloque lá seu computador, telefone, fax, conexão à Internet, documentos, arquivos e tudo o que for necessário para o desempenho de suas funções profi ssionais. A liberdade de deixar a atmosfera a mais agradável possível conta pontos na produtividade, como, eventualmente, um som ambiente. Mas cuidado para não exagerar: você acha que uma TV vai ajudar ou atrapalhar?

■ Intercale suas tarefas domésticas com as de profissionais, assim você mantém a disposição. Para as mulheres, isso é essencial. Por exemplo, a cada três horas de concentração no trabalho, dedique uma hora para brincar com seu filho, cozinhar, lanchar, ler jornal, assistir ao noticiário, cuidar da casa ou mesmo caminhar pela vizinhança ou ir ao supermercado. Caminhar ao ar livre ativa a circulação e areja as idéias. Se você decidir trabalhar por muitas horas seguidas, a chance de procrastinar ou se dispersar com interrupções desnecessárias é imensa.

■ Aproveite o trabalho em casa para se alimentar melhor. Nada de café e biscoitos. Aproveite a disponibilidade da geladeira e do liquidificador e faça várias pequenas refeições ao longo do dia, abusando de itens mais saudáveis como frutas, verduras, legumes e proteínas. O orçamento também agradece: comer em casa é mais econômico.

■ Use um “uniforme”. Não é porque você está em casa que vai trabalhar de pijama e chinelo. Estar num ambiente informal significa usar a roupa mais confortável possível: tênis, jeans, moletom, vestido... não importa. Eleja seu “uniforme caseiro”. Uma vestimenta adequada também ajuda na motivação do trabalho!

Escritório virtual

Muitos profissionais liberais ou autônomos, como advogados, psicólogos, engenheiros, arquitetos e consultores optam exclusivamente pelo escritório em casa, a fim de poupar despesas fixas como aluguel, água, luz e funcionários. De fato, o home-office é sufi ciente para exercer boa parte de seu trabalho. Mas e na hora de receber os clientes?

É para esse perfi l de profi ssional que muitas empresas criaram os serviços de escritório virtual – espaços “arrendados” com toda a infraestrutura para receber clientes e fazer reuniões: Internet, telefone, secretária, mobiliário. O profi ssional usa quando precisa e não tem de se preocupar com contas fi xas, contratação de funcionários, limpeza e manutenção do local.

Toda essa simplificação faz com que o profissional liberal concentre suas energias exclusivamente em seu trabalho e dedique mais atenção aos seus clientes. Empresas como a Virtual Offi ce (www.virtualoffice.com), a Espaço 2D (www.espaco2d.com.br) e a Escritório Virtual (www.escritoriovirtual.com.br) oferecem uma gama imensa de planos e serviços: escritórios personalizados, para uso esporádico ou fulltime, serviços de motoboy, contador, impressão, xerox, correio e até miniauditórios para cursos e treinamentos.

Se o problema é precisar de um funcionário para receber seus telefonemas e não ter onde alojá-lo, você também pode contratar um serviço de secretária virtual, como o Atendente Online (www.atendenteonline.com.br). Apesar de dirigido a profi ssionais de saúde que atendem em múltiplos locais, o serviço pode ser útil para qualquer profi ssional. Suas linhas de telefone são redirecionadas para o serviço e uma pessoa treinada receberá seus telefonemas, anotará recados e fará agendamentos com o auxílio de um calendário online. É prático e econômico, já que a terceirização poupa tempo com contador, salários e encargos.

Escritório móvel

E quando o profissional não tem lugar fi xo para trabalhar? Profissionais de vendas e consultores podem passar dias inteiros na rua, visitando clientes, fornecedores, dando treinamentos e viajando. Profissionais de saúde estão investindo cada vez mais numa nova área, o homecare, bem como personal trainers. Engenheiros e arquitetos passam boa parte da semana visitando obras. Muitos profissionais de comunicação também estão sempre na rua.

Ter seu escritório móvel é simples, mas exige investimento. Inicialmente pode parecer dispendioso, mas logo nos primeiros meses nota-se como o trabalho rende mais. Na verdade, têm-se um desempenho maior trabalhando o mesmo número de horas por dia. Horas ociosas no trânsito passam a ser produtivas. Filas e esperas são empregadas para automatizar pequenas tarefas. Momentos de descanso, para um café, podem se transformar em minutos preciosos para colocar telefonemas em dia. Almoços podem render negócios.

O maior benefício de um escritório móvel nem sempre é medido em tempo ou dinheiro. Que tal chegar em casa à noite, cansado, e não precisar sentar-se em frente ao computador para complementar o trabalho que ficou para trás? Que tal voltar do trabalho e ter todo o resto do dia para ficar com a família, descansando ou se divertindo? A seguir, algumas dicas para ser ainda mais produtivo com a mobilidade:

■ Vai perder muito tempo no trânsito? Acople MP3-players ao som do automóvel e aproveite para se atualizar, ouvindo podcasts e conteúdo que você possa gravar para rever depois – aulas, palestras, reuniões, lembretes. Ou então, que tal usar esse tempo para aprender ou se aperfeiçoar em um idioma?

■ Alguns minutos perdidos em fi las, esperas e salas de atendimento podem ser proveitosos. Aproveite para checar e responder e-mails em seu smartphone ou simplesmente ler. Crie o hábito de salvar documentos, ebooks ou material de referência para ler em seu smartphone nesses momentos.

■ Que tal reservar um dia da semana só para cuidar de você, trocando-o por um sábado? Muitas atividades de rua ou compras podem ser realizadas no sábado. Alguns clientes até podem preferir agendar compromissos que exigem deslocamento nesse dia, já que o trânsito é menor. Use o sábado para trabalhar e escolha um dia da semana para cuidar de você, indo ao médico ou dentista, praticando um esporte ou hobby, estudando ou se divertindo com os filhos no shopping ou cinema - lugares bem mais vazios em dias de semana!

■ É um profissional que trabalha com criatividade? Precisa escrever, criar, produzir? Que tal fugir dos ambientes fechados e desfrutar de parques, cafés e sorveterias a céu aberto? Leve seu laptop e aproveite para escrever. Ou, pelo menos, um smartphone ou pequeno caderno para tomar notas. As boas idéias surgem quando a mente está longe do estresse, num ambiente calmo ou inspirador. Os melhores textos também podem surgir quando você está desfrutando um capuccino em sua cafeteria favorita.

■ Não tem tempo para ir à academia? Experimente deixar o carro em casa algumas vezes por semana e caminhe, use transporte público ou mesmo pedale. Leve o cachorro ao parque nos fi ns de semana. Corpo são, mente sã, produtividade em alta.

Tenha sempre um smartphone desbloqueado e um SIM card “estepe” para emergências. Lei de Murphy existe, e, justo no dia em que você está visitando seu cliente mais importante, sua operadora pode sofrer um apagão ou a conexão móvel simplesmente sumir. Mantenha sua solução reserva sempre à mão e não crie dependência direta de um único serviço. Isso também vale para conexões fixas. Ou alguém aí já se esqueceu do apagão do Speedy que os paulistas viveram esse ano?

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Trabalhe de pijama

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Publicado originalmente na Edição 12 - outubro de 2008.