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O fisco ganha, mas você ganha muito mais.

Por Rodrigo Rudiger

A Nota Fiscal Eletrônica já é uma realidade no Brasil desde outubro de 2005. Ela nada mais é do que um novo tipo de documento fiscal, gerado em formato eletrônico e assinado digitalmente pela empresa emissora por meio de um certificado digital, o que garantirá a validade do documento perante o fisco em todo o território brasileiro.

Hoje, a NF-e já substitui as tradicionais notas fiscais tipos A e A-1 dos prestadores de serviço (âmbito municipal) e circulação de mercadorias (estadual). Nem todas as empresas estão obrigadas a fornecer NF-e, mas a fiscalização por parte da Receita Federal e das Secretarias Estaduais da Fazenda fecha cada vez mais o cerco. O Confaz – Conselho Nacional de Política Fazendária – vem, progressivamente, obrigando diferentes setores a adotarem o novo sistema. Na mais recente decisão do Confaz, ficam obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica, a partir de 1º de Abril de 2008, as empresas dos segmentos de cigarros e combustíveis líquidos. Até o final deste ano, também estarão obrigados, pelo menos, os setores automotivo, de bebidas alcoólicas e refrigerantes, medicamentos, cimento, frigorífico, de aços semi-acabados e laminados e fornecedores de energia elétrica.

“Se o meu segmento de atuação ainda não está obrigado, por que devo me preocupar em implantar esse sistema agora?”, alguém pode perguntar. Deixar para a última hora pode dar muita dor de cabeça, pois o seu sistema de faturamento, cedo ou tarde, terá que ser adaptado para a NF-e. Além disso, a NF-e traz muitas vantagens para empresas vendedoras e compradoras, entre elas:

- Redução de gastos com a confecção de talonários, formulários, impressoras, aquisição de papel, trabalhos manuais, armazenagem de documentos, alterações de layout, arquivo-morto, etc. Até o meio ambiente é beneficiado: você consegue imaginar quanto papel será poupado quando o Brasil inteiro emitir notas fiscais eletrônicas?

- Eliminação dos erros de cálculo e do preenchimento de documentos de arrecadação, bem como no registro do seu pagamento. Exemplo: Darf (Documento de Arrecadação de Receitas Federais);

- Agilidade na prestação de contas, consultas tributárias e gerenciamento das notas emitidas e recebidas. Todos os processos tornam-se mais rápidos. Tudo está na Internet, à sua disposição, a qualquer hora;

- Segurança para todos: as notas fiscais não ficam mais armazenadas naquelas suas caixas de papelão, e sim em um banco de dados, com acesso protegido. A segurança das transações online, por sua vez, é garantida pela alta tecnologia fornecida pelo uso dos certificados digitais;

- Crédito de 10% do ISS incidente sobre o serviço contratado e que poderá ser utilizado para o abatimento de até 50% do IPTU;

- Redução da carga tributária individual;

- Simplificação dos processos de cumprimento de obrigações acessórias. Exemplos: eliminação da AIDF (Autorização de Impressão de Documentos Fiscais) e da DES (Declaração Eletrônica de Serviços);

- Eliminação dos cenários de perda ou roubo de talões e extravio ou danificação da nota (a ponto de não permitir seu reconhecimento). Emitir segunda via e pagar o imposto duas vezes? Nunca mais;

- Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com clientes ou prestadores, cenário cuja importância cresce rapidamente, embalado pela disseminação cada vez maior dos serviços oferecidos pela Internet.

“Tá. Mas o que eu preciso fazer para implantar esse sistema na minha empresa?”. Segundo dados do Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica do Ministério da Fazenda, as empresas interessadas em emitir NF-e deverão, em resumo:

1- Solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos;

2- Possuir um certificado digital. O certificado deve conter o CNPJ de sua empresa e ser emitido sob a hierarquia da ICP-Brasil. Tenha em mente que o investimento no certificado digital não servirá apenas para a NF-e, mas para acesso a todos os benefícios que uma empresa tem hoje ao utilizar a tecnologia de certificação digital (se você ainda não leu, consulte a seção “Certificados Digitais”);

3- Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NF-e. Dezenas de empresas já possuem soluções prontas para adequar o seu programa de ERP aos recursos necessários para a emissão de NF-e. O custo de implantação de um sistema de NF-e completo é relativamente alto em comparação aos tradicionais sistemas de emissão da nota em papel, mas essa relação pode ser difícil de ser calculada devido às inúmeras vantagens que a nota fiscal eletrônica agregará. Busque no mercado e solicite um orçamento sem compromisso!

4- Testar seus sistemas em ambiente de homologação (onde serão emitidas notas de teste) em todas as Secretarias da Fazenda em que desejar emitir NF-e;

5- Obter a autorização da Secretaria da Fazenda para emissão de NF-e em ambiente de produção (ou seja: passar a emitir a nota de verdade).

Para mais informações, consulte o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica do Ministério da Fazenda: http://www.nfe.fazenda.gov.br.

Publicado originalmente na edição Especial 2 - abril de 2008.