Integração. Essa é a palavra! Apesar da tradução ser “Planejamento de Recursos Empresariais”, esqueça o “Planejamento”: um sistema de ERP não faz isso por você. “Recursos Empresariais”, por sua vez, é muito subjetivo. Por isso, podemos inventar uma sigla que melhor defina a função de um ERP. Que tal ISI: “Integração de Sistemas Interdepartamentais”? Porque é exatamente isso o que ele faz.

Por Rodrigo Rudiger

Um sistema de ERP é o cérebro mecânico que administra a relação das atividades dos diferentes departamentos. É um mecanismo de controle para gerir melhor o “ambiente interno” dos seus negócios, centralizando tudo em uma única base de dados. Geralmente, as ferramentas de ERP disponíveis no mercado são utilizadas para automatizar e concentrar o processamento de dados financeiros de uma empresa e suas tarefas correlatas. Um sistema mais completo pode cuidar de praticamente tudo, desde a contabilidade e trâmites fiscais, passando pelas demandas de recursos humanos, até o controle de estoque, vendas, receitas, despesas e inventários.

A grande vantagem do ERP é o que chamamos de informação consolidada. Não há nada mais importante para uma empresa (além do lucro, é claro!) do que ter à disposição um material padronizado e integrado, que reflita com confiança os resultados dos diferentes trabalhos de cada um dos seus departamentos. Não há como tomar decisões seguras se as diversas áreas da companhia não estão integradas. Um sistema de ERP, inclusive, remove muitas das falhas comuns encontradas em processos manuais e elimina a possibilidade de redundâncias. “Isso não dispensa a contratação de profissionais capacitados para utilizar a ferramenta e administrar corretamente as centenas de componentes da aplicação. Se, durante a operação, o funcionário entrar com dados incorretos, o sistema de ERP, obviamente, vai realizar todas as suas funções com base naquilo, e o resultado pode ser uma catástrofe”, alerta Edson Tsukamoto, especialista em finanças e usuário do sistema de ERP Protheus, da empresa Microsiga.

Um sistema de ERP precisa se adequar perfeitamente ao porte da empresa. Micro ou pequenos empresários podem começar procurando soluções modulares, ou seja: adquirir partes de um sistema para atender apenas a demanda dos setores que precisam de mais automatização no momento. Essa é a grande vantagem dos bons sistemas de ERP: eles podem ser um pouco mais caros, mas a flexibilidade oferecida pelo uso de módulos permite que você adquira outros no futuro, conforme sua demanda e disponibilidade de recursos, sem perder os módulos que você já implantou. Comprar um sistema de ERP muito limitado pode ser ruim, se você levar em conta o possível crescimento do seu negócio. Se a empresa cresce e passa a dispor de mais recursos, você fatalmente terá que jogar fora o pequeno sistema que tinha antes e ter o retrabalho de adequar novamente os seus processos a um sistema mais robusto.

Aliás, a palavra trabalho tem um significado importante. Quem disser que a implantação de um sistema de ERP não é trabalhosa está equivocado, independente do investimento nela. Primeiro, porque os seus processos fatalmente terão que mudar, assim como a maneira com que os seus funcionários trabalham. O planejamento de implantação de um ERP pode mostrar a você que o seu processo não é o melhor, não é o “correto” ou não é produtivo. Alguns empresários compram soluções de ERP e pagam uma fortuna para customizar a ferramenta para se adequar ao seu método atual de trabalho. Esse não é o melhor caminho. É recomendação geral dos profissionais da área que você consiga se adequar às “best practices” do mercado e customize a ferramenta o mínimo possível. Segundo, porque leva tempo para tudo isso acontecer e ficar redondo. O tempo médio de implantação de um sistema de ERP em pequenas empresas é de três a seis meses. Durante esse período, você tem o mesmo resultado de fazer uma grande obra na parte interna da sua casa (que leva meses) e ter que morar ali durante esse período. É fundamental a contratação de uma consultoria mais do que especializada na ferramenta que você escolher.

Em que momento o ERP é, de fato, necessário? Essa é difícil, hein?! Bem, se todas as partes do seu negócio funcionam como um relógio sem um sistema de ERP, na teoria, você nem precisaria de um. Em tempo: se você tem um contador que faz tudo e resolve a sua vida, fique tranqüilo. Mas é importante que você veja o ERP como uma opção de crescimento, uma solução estratégica para evolução dos negócios, e não apenas como um software para automatizar processos. Em geral, o ERP chega na hora certa quando a gestão empresarial começa a ficar comprometida. Quando você precisa de dados que não consegue obter, perde prazos com freqüência, não consegue administrar mais o orçamento corretamente, etc.

Uma boa estratégia para empresas maiores é integrar também um ERP a um CRM (leia a seção específica sobre CRM e você entenderá o porquê). Hoje, grandes fabricantes de sistemas de ERP andam comprando (ou sondando) os grandes fabricantes de CRM. É altamente estratégico prover uma solução que faça as duas coisas. Mas não inverta a ordem: comece pelo ERP.

Três a considerar

Alguns exemplos de ferramentas conceituadas de ERP que possuem modelo especial para pequenos negócios (na Internet, você também encontrará soluções de ERP no modelo SaaS):

- Microsoft Dynamics ERP
http://www.microsoft.com/brasil/dynamics/ax

- Microsiga Protheus Express
http://www.microsiga.com.br

- SAP Business One
http://www.sap.com/brazil/solutions/smb

Publicado originalmente na edição Especial 2 - abril de 2008.