Saiba como compartilhar sua agenda de contatos com sua equipe de trabalho.

Por Marcos Raul de Oliveira

Escrever que o Excel é uma ferramenta dinâmica e muito utilizada no trabalho nosso de cada dia é chover no molhado. Já falar que, no pacote Office, a integração entre os programas é fundamental para resolver uma série de problemas também é quase isso, mas, nesse ponto, a história começa a ficar um pouco mais interessante, principalmente quando se trata de horas e horas perdidas arrumando e classificando os contatos do Outlook.
Nesse caso, para enviar as informações de um lado para outro, ou até mesmo para acertar alguma coisa, usar o Excel e o Access para arrumar a casa é fundamental. Mas você sabia que, além disso, ainda é possível compartilhar os resultados para que um grupo todo possa fazer uso de uma única fonte de informação?

Na verdade, tudo pode ser resolvido com a exportação/importação de um software para outro, pois, como dissemos, eles conversam graças à integração, e é assim também nas ferramentas online da Microsoft.

De qualquer forma, já vimos muitas pessoas desesperadas pois, ao juntar duas listas de contatos, estes foram duplicados ou apresentaram problemas para serem transportados. Também não são incomuns casos de pessoas sofrendo para fazer a exportação dos contatos para que todos possam utilizá-los no departamento, ou mesmo para um simples backup antes de formatar a máquina. Assim, lidar com os inúmeros itens dos cartões de visitas guardados no Outlook é quase sinônimo de coragem para muitos profissionais.
Neste tutorial, trabalharemos com algumas situações comuns. A primeira será a exportação de toda a lista de contatos do Outlook 2007. Em seguida, o trabalho com ela no Excel e no Access. E, depois, a transferência para o Outlook sem perdas nem danos através da Internet, ou seja, a disponibilidade de seus contatos online.

Por que isso? Para garantir que, caso se torne necessário compartilhar a sua pasta de contatos com outras pessoas do departamento por meio de um SharePoint, por exemplo, a exportação seja fácil, rápida e eficaz. Não será nenhum bicho de sete cabeças permitir que os contatos sejam utilizados por todo o departamento.

Tudo será feito no ambiente do Office 2007 e na Internet. Talvez, com versões anteriores, seja necessária alguma alteração, mas o procedimento será muito parecido em qualquer situação, pois tudo, tudo mesmo, pode virar um arquivo em CSV (separado por ponto e virgula) que, no final das contas, é onde está o formato mais simples de transferência e importação de dados.

Exporte sua agenda

Crie e compartilhe sua lista de contatos

1 – EXPORTANDO Abra o Outlook e, no menu Arquivo, selecione a opção Importar e Exportar . Uma janela será aberta com uma série de itens. Escolha Exportar para um arquivo e clique em Avançar.

2 – ESCOLHENDO Selecione a opção de exportar o arquivo para o formato Excel 97 – 2003, clique em Avançar e, em seguida, escolha quais itens do Outlook serão exportados. No nosso exemplo, os contatos. Clique novamente em Avançar.

3 – CONCLUINDO Escolha o destino do arquivo (você pode utilizar a área de trabalho para isso), clique em Avançar, verifique se você quer alterar algum dos campos que serão exportados e clique em Concluir. O arquivo XLS será criado.

4 – NO EXCEL Ao abrir o arquivo gerado, todos os campos existentes no cadastro são listados por coluna, como em uma tabela de banco de dados. Com essa visualização, é possível começar a trabalhar item a item no formato Excel.

5 – EMAILS DUPLICADOS Agora, procure pela coluna BH, ou EmailAddress, clique sobre a coluna para selecioná-la e, em seguida, escolha as opções Formatação Condicional > Escala de Cor > Mais Regras.

6 – PINTANDO EMAILS Escolha a opção Formatar apenas valores exclusivos ou duplicados e, em seguida, em Formatar Tudo > Valores duplicados > Visualização > Formatar. Escolha uma cor gritante para destacar na sua lista. Clique em OK e novamente em OK para continuar.

7 – EXCLUINDO DUPLICADOS Feitos esses passos, basta selecionar as linhas pintadas para excluir os registros de emails duplicados. Você pode fazer isso por outras colunas, dependendo da sua necessidade.

8 – CONTRA ERROS Para ter certeza que você não apagará nenhum registro importante ou errado, selecione a planilha toda, clique em Classificar e Personalizar classificação. Organize a planilha primeiro pelo primeiro nome e, em seguida, pelo EmailAddress. Você poderá comparar os registros duplicados antes de apagá-los.

9 – RE-IMPORTANDO Para recuperar os dados que foram tratados no Excel, salve-os e, em seguida, no Outlook, clique para exibir todas as pastas. Nessa visão, é possível verificar todos os itens de contato exportados antes. Clique com o botão direito sobre Contatos e selecione Nova Pasta.

10 – CRIANDO OUTRO ITEM DE CONTATO Crie a pasta “Contatos 2” como Itens de Contato. Em seguida, escolha o local para salvá-la e, depois, coloque-a na sua pasta particular para fazer a comparação da importação de contato. Clique em OK. A pasta de contatos será criada vazia.

11 – PARA IMPORTAR Clique no menu Arquivo, em seguida em Importar e Exportar e, desta vez, escolha Importar de outro programa ou arquivo. Em seguida, procure a opção Microsoft Excel 97-2003 e clique em Avançar. Selecione o XLS e habilite a opção Não importar itens duplicados só ter segurança absoluta.

12 – DESTINO Selecione como destino a pasta criada nestes últimos passos, Contato 2. Em seguida, avance. Não há a necessidade de mapear os campos, pois a planilha inicial veio do próprio Outlook. Faça isso somente se a planilha vier de outro software.

13 – CONTABILIZANDO Para verificar que todos os dados foram importados, clique com o botão direito sobre a pasta criada e selecione a opção Propriedades. Em seguida, marque a opção Mostrar número total de itens.

14 – RESTA UM Com os itens limpos, a pasta Contatos não pode ser excluída. Elimine o seu conteúdo selecionando Tudo e, em seguida, Excluindo. A pasta não pode ser excluída, pois é a principal. Agora, arraste todo o conteúdo “arrumado” para dentro da pasta principal.

15 – ARRUMANDO: Com os itens limpos, a pasta Contatos não pode ser excluída. Elimine o seu conteúdo selecionando Tudo e em seguida Excluindo. A pasta não pode ser excluída, pois é a principal. Agora arraste todo o conteúdo “arrumado” para dentro da pasta principal.

16 – ONLINE Acesse a sua área de trabalho do Office Online através do endereço http://workspace.office.live.com. Faça o login utilizando seu Windows Live ID. Clique na opção New Contact List.

17 – CRIANDO CAMPOS Em seguida, configure todos os itens da lista de contatos. Crie novas colunas se for necessário, para incluir os seus dados. Dê o nome para a lista e a descrição. Faça as configurações necessárias para adaptar a lista de contatos online ao seu arquivo do Excel.

18 – COPIANDO E COLANDO Neste caso, não há outra opção (pelo menos não encontramos nenhuma outra) além de usar o velho e bom CTRL+C e CTLR+V. Selecione a coluna no Excel e, em seguida, no Office Online. Faça o procedimento de copiar e colar os dados. O Explorer perguntará se você permite o acesso a sua área de transferência. Permita. Na hora de colar, tenha calma, pois o processo é demorado.

19 – SALVANDO Salve todos seus dados clicando no item Save. Em seguida, clique no botão Connect to Outlook. Permita as interações do site com o Outook e, em seguida, digite o seu Windows Live ID.

20 – OUTLOOK SINCRONIZADO Pronto! Todos seus contatos estão em uma pasta online. Você pode criar compartilhamentos e, a partir deste momento, deve fazer todas as mudanças na versão online. Agora, seus dados estão a salvo de qualquer problema de hardware.

Publicado originalmente na edição Especial 2 - abril de 2008.