Tão importante quanto o monumental arquivo .pptx que você irá construir, é a forma com que ele será utilizado. Uma apresentação pode representar o seu momento de glória ou transformar-se na sua ruína. As dicas para uma boa apresentação são simples e parecem óbvias, mas pouca gente se preocupa em colocá-las em prática.

Por Rodrigo Rudiger

No exato momento em que os homens primitivos usaram os primeiros aerógrafos feitos de ossos ocos de animais para pintar paredes rochosas, nascia a técnica (ou arte?) de expressar idéias por meio da imagem. E, da pré-história ao século XXI, o homem investiu pesado no desenvolvimento e no aprimoramento de ferramentas que pudessem melhorar a sua comunicação com o seu semelhante. Não à toa, percebeu ali a chave do sucesso para todos os tipos de relacionamento entre as pessoas.

35.000 anos depois da primeira pintura rupestre, estamos aqui. Podemos contar com livros, revistas e jornais ilustrados, fotografias, filmes, websites e, é claro, com as belas apresentações geradas no PowerPoint. Depois que essa poderosa arma de comunicação foi apresentada ao homem moderno, nunca mais fomos os mesmos. Aliás, a pessoa que cunhou a frase “Uma imagem vale mais do que mil palavras” deveria ter seu nome incorporado ao código-fonte do PowerPoint.

Exagero? Nem um pouco. Uma boa apresentação tem um efeito muito poderoso na transmissão de uma mensagem. Porém, seu arquivo gerado no PowerPoint não fará milagres sozinho. Para ser completa, a apresentação depende também do fator humano. Equilibre as boas técnicas de criação de um arquivo PowerPoint às boas técnicas de uma apresentação presencial. Continue lendo e você encontrará ambas. Boa sorte!

Com a palavra, o apresentador

Apresentar significa tornar presente, trazer à presença. Apresentar um conteúdo a um público é, portanto, explicar, expor, explanar, sugerir, discorrer ou argumentar sobre as idéias que giram em torno desse conteúdo. Em seu livro “O bom professor e sua prática” (Editora Papirus), Maria Isabel da Cunha diz que a fala é a principal fonte de informação sistematizada. Mas sabemos também, e a ciência já provou, que o ser humano assimila melhor (cerca de cinco vezes mais) uma informação com imagens do que a mesma informação recebida somente através do áudio. É por isso que a sua apresentação PowerPoint precisa estar 100% afinada com o que você tem a dizer.

Público x Mensagem

Antes de mais nada, você precisa levar em conta qual é o perfil do público-alvo: técnico/não-técnico, faixa etária, classe profissional, etc. Definido o perfil, estabeleça uma linguagem apropriada para falar com esse público.
Quando começar a escrever nos slides, procure manter uma relação harmônica entre a linguagem escrita e a linguagem que será falada. Mantenha a concordância na forma de passar a mensagem. Não utilize uma estrutura formal na composição dos textos dos slides se você planeja falar informalmente, e vice-versa. Para a maioria dos casos, vale o bom senso e o meio-termo.

O nível de complexidade de sua apresentação também é fator crítico. Nunca tente transmitir ao público, por mais técnico que ele seja, a mesma densidade de dados de um documento escrito. Uma apresentação é diferente de um curso ou de um treinamento. Seu arquivo PowerPoint não pode se transformar em uma apostila. O objetivo principal é informar, e não formar. Se a necessidade é realmente transmitir um conteúdo mais técnico, você pode entregar algum material impresso para que o público, ao final da apresentação, tenha outro canal para aprender mais sobre o assunto. Distribuir um guia antes do início também pode ser interessante, pois permitirá ao público fazer anotações e acompanhar a sua apresentação com mais facilidade. E, por falar em “aprender mais”, cuidado com o excesso de dados: informações detalhadas não devem ser apresentadas em uma palestra. O conteúdo deve ser sempre resumido. Em geral, as conversações são resumos do que você viu, leu, aprendeu ou vivenciou, não é mesmo? Esse é um bom conceito para ser aplicado às suas apresentações. Pontue. Resuma conceitos importantes. A conversa com o seu público precisa ser condensada.

Antes de colocar a mão na massa, tenha em mente que é muito mais importante que você estude e domine o que vai falar, como falar e para quem falar, do que perder horas para enfeitar seus slides. Resumindo: se você tiver facilidade de apresentar, conseqüentemente, o público terá facilidade de entender. Não complique as coisas para você mesmo e não deixe de ler as Dicas do Especialista na página XX.

Foto Legenda

 A opção Ocultar slides do PowerPoint pode ser um recurso muito útil para otimizar uma mesma apresentação para públicos diferentes. Se você tem um arquivo de 20 slides para o público A, e quer apresentar o mesmo para o público B, com exceção dos slides 5, 11 e 19 (por serem demasiado técnicos, por exemplo), basta ocultá-los momentaneamente. A apresentação irá pular a exibição deles.

Veja também: Anatomia de um slide vencedor.

Publicado originalmente na edição Especial 2 - abril de 2008.